Fakturapåminnelse och inkasso enligt svensk lag

Anthropics original "invoice chaser" är gjord för USA. I Sverige finns lagstadgade gränser för påminnelseavgift, dröjsmålsränta och inkassoflöde. Den här skillen följer dem.

När skillen ska köras

• Användaren ber om hjälp med påminnelser eller obetalda fakturor
• Användaren laddar upp lista över utestående fakturor
• Det är dag 14, 30 eller 45 efter förfallodatum (typiska påminnelsesteg)
• Användaren undrar "hur mycket har jag utestående"

Förutsättningar

• Bokio MCP installerad och autentiserad
• Tydliga faktureringsvillkor i de ursprungliga fakturorna (annars går inte avgifter och ränta att kräva ut)

Lagligt ramverk (kort version)

Påminnelseavgift: Max 60 kr per påminnelse. Endast om det stod i avtalet eller på fakturan att avgift tas ut vid försenad betalning. Kan endast tas ut en gång per faktura.

Dröjsmålsränta: Räntelagen § 6. Riksbankens referensränta + 8 procentenheter. Räknas från förfallodag tills betalning är gjord. Verifiera aktuell referensränta vid körning.

Inkassoavgift: Max 180 kr om inkassobolag inte är inkopplat ännu (eget inkassokrav). Om inkassobolag tar över: deras avgifter följer Datainspektionens regler.

Tröskel innan inkasso: Branschpraxis är 1–2 påminnelser med minst 8 dagars frist mellan, sedan inkassokrav.

Full text i references/inkasso-regler.md.

Workflow

Steg 1: Hämta utestående fakturor

Använd Bokio MCP för att lista alla obetalda fakturor. Per faktura, samla:

• Fakturanummer, datum, förfallodag
• Belopp inkl. moms
• Antal dagar förfallen
• Kundnamn, kundnummer, org.nr eller personnummer
• Tidigare påminnelser skickade (om Bokio loggar det)
• Avtalade betalningsvillkor

Steg 2: Klassificera per åtgärdssteg

Gruppera fakturor i fyra hinkar:

Om kunden är ett aktiebolag och beloppet är över 10 000 kr, föreslå direkt steg "Inkasso" efter dag 14 eftersom Kronofogden-process går snabbare.

Steg 3: Räkna ränta och avgifter per faktura

För varje faktura, beräkna:

Dröjsmålsränta = (Belopp × (Referensränta + 8%) × Antal dagar förfallen) / 365
Påminnelseavgift = 60 kr (endast om inte tidigare uttagen)
Inkassoavgift = 180 kr (endast vid inkassokrav)

Att betala totalt = Belopp + Ränta + Avgifter

Visa beräkningen tydligt så användaren och kunden kan följa den.

Steg 4: Generera mejlutkast

Använd dessa templates som bas, anpassa per kund och bolagets ton.

#### Snäll påminnelse (dag 1–7)

Ämne: Vänlig påminnelse: faktura [FAKTNR]

Hej [Namn],

Hoppas allt är väl! Jag ville bara påminna om faktura [FAKTNR] på 
[BELOPP] kr som hade förfallodag [DATUM]. Möjligt att den hamnat 
mellan stolarna.

Bankgiro: [BG]
OCR: [OCR]
Belopp: [BELOPP] kr

Hör av dig om något är oklart.

Vänliga hälsningar,
[Avsändare]

#### Formell påminnelse (dag 8–14)

Ämne: Påminnelse — faktura [FAKTNR] förfallen [X] dagar

Hej [Namn],

Faktura [FAKTNR] om [BELOPP] kr förföll [DATUM] och är nu [X] dagar
förfallen.

Enligt avtal och Räntelagen tillkommer:
- Påminnelseavgift: 60 kr
- Dröjsmålsränta: [BERÄKNAT BELOPP] kr (referensränta + 8 % från förfallodag)

Att betala totalt: [SUMMA] kr

Bankgiro: [BG] | OCR: [OCR]

Vänligen betala senast [NYTT DATUM, 8 dagar fram]. Om betalning 
uteblir kommer ärendet att gå vidare till inkasso, vilket innebär 
ytterligare kostnader för er.

Vänliga hälsningar,
[Avsändare]

#### Sista påminnelse / inkassovarning (dag 15–30)

Ämne: SISTA PÅMINNELSE — inkasso skickas [DATUM]

[Namn],

Faktura [FAKTNR] om [BELOPP] kr är nu [X] dagar förfallen trots 
tidigare påminnelse.

Specifikation:
Originalbelopp:        [BELOPP] kr
Påminnelseavgift:           60 kr
Dröjsmålsränta:        [RÄNTA] kr
─────────────────────────────────
Att betala:           [SUMMA] kr

Bankgiro: [BG] | OCR: [OCR]

Om full betalning inte är oss tillhanda senast [DATUM, 8 dagar fram]
överlämnar vi ärendet till inkasso. Det innebär ytterligare 180 kr 
i inkassoavgift och risk för betalningsanmärkning för er.

Vänligen kontakta oss omgående om det finns oklarheter.

[Avsändare]

#### Inkassokrav (dag 31+)

Detta är ett juridiskt dokument. Föreslå att antingen:

a) Egen hantering: Generera inkassokrav som följer Datainspektionens krav (Datainspektionens vägledning för inkasso). Belopp = original + 60 kr påminnelseavgift + 180 kr inkassoavgift + ränta.

b) Överlämning till inkassobolag: Föreslå Lowell, Visma Financial Solutions, eller Svea Inkasso. Förklara att inkassobolag tar provision och att kunden då får betalningsanmärkning vid utebliven betalning.

Steg 5: Presentera resultat

📋 PÅMINNELSESAMMANSTÄLLNING
Bolag: [namn]
Genererad: [datum]

═══════════════════════════════
SAMMANFATTNING
═══════════════════════════════
Totalt utestående: XXX XXX kr
Antal förfallna fakturor: [N]
Snitt antal dagar förfallna: [X]

Per åtgärdssteg:
- Snäll påminnelse: [N st] = [XXX] kr
- Formell påminnelse: [N st] = [XXX] kr
- Sista påminnelse: [N st] = [XXX] kr
- Inkasso rekommenderas: [N st] = [XXX] kr

═══════════════════════════════
UTKAST GENERERADE
═══════════════════════════════
[Lista över utkast med kund + steg + belopp]

═══════════════════════════════
NÄSTA STEG
═══════════════════════════════
□ Granska varje utkast (klicka för att se)
□ Justera ton för specifika kunder om relevant
□ Skicka via valt mejlsystem
□ Logga skickade påminnelser i Bokio
□ För inkassofall: bestäm eget eller överlämna

Steg 6: Skicka aldrig automatiskt

Skillen genererar utkast. Användaren granskar och skickar manuellt via sitt mejlsystem (Gmail, Outlook). Föreslå att lägga sig själv på BCC för logg.

Specialfall

Företagskunder med god relation: Föreslå muntligt samtal innan formell påminnelse. Kallt påminnelsemejl kan skada långa relationer.

Privatpersoner: Räntelagen gäller, men inkassoflödet är mer reglerat. Räntelagen § 4 säger att privatpersoner som inte är näringsidkare bara behöver betala ränta från 30 dagar efter krav skickats, om inget avtalats. Var försiktig med automatiska räntepåslag mot konsumenter.

Bestridda fakturor: Om kunden har bestridit fakturan: skicka aldrig inkasso. Föreslå tvistförhandling, eventuellt ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden.

Utländska kunder: Räntelagen och Inkassolagen gäller bara i Sverige. Föreslå att referera till avtalet och eventuellt internationell inkasso.

Vanliga felkällor

• Påminnelseavgift utan avtalsgrund: Avgift kan bara tas ut om det stod i ursprungsfakturan eller avtalet
• Dubbla påminnelseavgifter: Endast en avgift per faktura
• Ränta på ränta: Beräkna ränta endast på huvudbeloppet, inte på avgifter
• Inkasso utan föregående krav: Datainspektionen kräver att kunden fått chans att betala innan inkasso

Referenser

• Räntelagen (1975:635)
• Inkassolagen (1974:182)
• Riksbankens referensränta
• references/inkasso-regler.md